Der Regierungsrat hatte im Januar 1994 die Staatskanzlei beauftragt, ein einheitliches Geschäftskontrollsystem mit Schriftgutverwaltung für die Verwaltung zu evaluieren und dieses in einem ersten Schritt bei der Grossrats- und Regierungsratskanzlei sowie in den Departementssekretariaten und im Personalamt zu realisieren. Ziele einer informatisierten und vernetzten Geschäftskontrolle mit Schriftgutverwaltung sind die Eliminierung von Mehrfachregistraturen, die rationellere Schriftguterstellung und das schnellere Auffinden von Akten und Dokumenten. Darüber hinaus sollen bei der Grossrats- und Regierungsratskanzlei Belastungsspitzen gesenkt, generell Arbeitsabläufe gestrafft und die Informationsbeschaffung und rückgewinnung auf allen Ebenen verbessert werden.

Durch eine verwaltungsinterne Arbeitsgruppe unter dem Vorsitz des Staatsschreibers wurden verschiedene Produkte evaluiert. Der Entscheid fiel zugunsten eines von der Firma CM Informatik in Rümlang (ZH) entwickelten Produkts aus, welches die drei Module Grossratsgeschäftskontrolle, Regierungsratsgeschäftskontrolle und Allgemeine Geschäftskontrolle umfasst. Neben dem Preis-/Leistungsverhältnis war entscheidend, dass diese Lösung in den Kantonen Thurgau und Solothurn bereits produktiv im Einsatz steht. Bei diesem Produkt ist allerdings die Schriftgutverwaltung noch nicht entwickelt.

In Anbetracht der technischen und ablauforganisatorischen Komplexität des Projekts wurde im Dezember 1994 ein Pilotversuch gestartet, welcher Ende April dieses Jahres abgeschlossen wurde. Während der Pilotphase wurde die neue Geschäftskontrolle in der Version, wie sie in der Thurgauer Kantonsverwaltung im Einsatz steht, an zwanzig Arbeitsplätzen bei der Grossrats- und Regierungsratskanzlei sowie im Polizei- und Militärdepartement installiert, soweit als möglich getestet und die notwendigen Anpassungen vorgenommen. Die fehlende Schriftgutverwaltung wurde konzipiert und in Teilbereichen entwickelt.

Der Pilotversuch hat gezeigt, dass das getestete Geschäftskontrollsystem die Anforderungen an eine informatisierte, benutzerfreundliche und moderne Geschäftskontrolle erfüllt und damit die gesteckten Ziele erreicht werden. Andererseits wurde auch festgestellt, dass die Version des Kantons Thurgau angepasst werden muss, damit die spezifischen arbeitsorganisatorischen Abläufe der basel-städtischen Verwaltung abgebildet werden können.

Im Bereich Schriftgutverwaltung führte der Pilot zu keinem endgültigen Ergebnis. Noch unklar ist, mit welcher Software diese Applikation am besten und am kostengünstigsten realisiert werden kann. Um das Projekt jedoch nicht unnötig zu verzögern, soll der Teil ”Geschäftskontrolle” vorgezogen werden. Deshalb beantragt der Regierungsrat vorerst lediglich den Kredit für die Realisierung der Geschäftskontrolle und stellt das Kreditbegehren für den Teil Schriftgutverwaltung auf Ende Jahr in Aussicht.

Die vom Grossen Rat zu bewilligenden Kosten belaufen sich für den Teil Geschäftskontrolle auf 782’000 Franken. Im Budget 1995 sind 491’000 Franken eingestellt. Somit muss ein Nachtragskredit in der Höhe von 291’000 Franken beantragt werden. Die Kosten des durchgeführten Pilotversuchs beliefen sich auf 279’000 Franken (eingestellt im Budget 1994).

In Anbetracht der Gesamtsumme wird das Kreditbegehren in Form eines Ratschlags gestellt.