"GEKOBAS" umfasst die Einführung einer vernetzten Geschäftskontrolle und einer Schriftgutverwaltung auf EDV in der kantonalen Verwaltung. Dadurch sollen Mehrfacherfassungen von Geschäften vermieden sowie eine rationellere Schriftguterstellung und das schnellere Auffinden von Akten und Dokumenten ermöglicht werden. Generell können mit diesem neuen Instrument die Arbeitsabläufe gestrafft und die Informationsbeschaffung und -rückgewinnung auf allen Ebenen verbessert werden.

GEKOBAS Teil 1, Projektstand

Im Juni letzten Jahres bewilligte der Grosse Rat für "GEKOBAS Teil 1" einen Kredit und einen Nachtragskredit von insgesamt Fr. 782'000.- für die Einführung der Geschäftskontrolle in der Grossratskanzlei, in der Regierungsratskanzlei und in den Departementssekretariaten an insgesamt 100 Arbeitsplätzen. Inzwischen wurde "GEKOBAS" an allen Arbeitsplätzen installiert und die neue Geschäftskontrolle in der Grossrats- und Regierungsratskanzlei per 1. November 1995 eingeführt. Auf denselben Zeitpunkt wurden rund 80'000 Geschäftsdaten vom alten Geschäftskontrollsystem ins "GEKOBAS" überführt. Die Einführung der Grossrats- und Regierungsratsgeschäftskontrolle bedingte neben dem Aufbau der technischen Infrastruktur insbesondere umfangreiche Modifikationen an der eingekauften Standardsoftware. Die Geschäftskontrolle für die Departemente "ALLKOM" konnte hingegen nicht wie geplant eingeführt werden. Es hatte sich im Laufe des Projekts gezeigt, dass vor der Realisierung zuerst ein detailliertes Konzept erarbeitet werden muss und die Kosten - insbesondere wegen des Anpassungsaufwandes - für die ALLKOM höher ausfallen werden als dies ursprünglich angenommen worden war.

GEKOBAS Teil 2

Mit dem vorliegenden Ausgabenbericht wird dem Grossen Rat beantragt, für "GEKOBAS Teil 2" (Einführung der ALLKOM und Realisierung der Schriftgutverwaltung) einen Kredit von Fr. 628'000.- zu bewilligen:

Mit der ALLKOM können die Departemente und ihre Abteilungen ihre eigenen Geschäfte elektronisch erfassen und verwalten. Insbesondere kann mit diesem System eine wirksame Fristenkontrolle geführt werden. Die Vernetzung erlaubt, dass jeder Sachbearbeiter und jede Sachbearbeiterin unter Vorbehalt der Zugriffsberechtigung die zur Bearbeitung zugewiesenen Geschäfte im System einsehen und bearbeiten kann. Durch die Vernetzung mit der Regierungsratsgeschäftskontrolle erübrigt sich die Neuerfassung von Geschäften (z.B. parlamentarische Anzüge), welche vom Regierungsrat an ein Departement zur Berichterstattung überwiesen werden. Diese können elektronisch überwiesen werden.

Die Schriftgutverwaltung unterstützt mittels EDV das Verwalten (Erfassen, Bearbeiten, Löschen, Verteilen, Bündeln etc.) von Schriftgut. Es ist unter Vorbehalt der individuellen Zugriffsberechtigung möglich, auf alle elektronisch gespeicherten Dokumente (von einem Gekobas-User verfasste Dokumente, Fax, Mail etc.) zuzugreifen. Die Dokumentinformationen und der Dokumentinhalt werden zentral abgelegt. Die Schriftgutverwaltung gibt ferner Auskunft über den Postein- und -ausgang und beinhaltet das Verwalten eines Ablage- und Registraturplans. Elektronisch verfügbare Dokumente und Schriftgut auf Papier können im gleichen System verwaltet werden.