Die Tätigkeiten des Staatsarchivs leisten einen wenig spektakulären, jedoch lebenswichtigen und unverzichtbaren Beitrag zur kulturellen und politischen Orientierung des Gemeinwesens. Das Staatsarchiv verfügt heute über einen auf einem Grossrechner geführten Archivdatenbestand sowie über einige Einzelplatz-Anwendungen für die unterschiedlichen Bedürfnisse. Um den zukünftigen Anforderungen an ein modernes öffentliches Archiv gewachsen zu sein, müssen die bestehenden heterogenen Teilanwendungen dringend in ein Gesamtsystem überführt werden.

Mit der Realisierung des Projektes PRISMA sollen sowohl eine Produktivitätssteigerung der alltäglichen Archivarbeit erreicht als auch die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für eine optimale Integration der Archivierungsvorgänge in die kantonale Daten- und Informationslogistik geschaffen werden. PRISMA wird zudem in das bereits bestehende Geschäftskontrollsystem GEKOBAS integriert und soll die Übernahme relevanter Daten in der neuen Rechnungswesen-Software SAP R/3 erlauben.

Die geplanten organisatorischen und technischen Massnahmen bedeuten für das Staatsarchiv die umfassendste innerbetriebliche Neuerung seit seiner Gründung vor hundert Jahren. Die gesamten Entwicklungs- und Einführungskosten belaufen sich auf 1,21 Millionen Franken. Den jährlichen Betriebskosten in der Höhe von 240'000 Franken stehen mittelfristig archiv-seitige Einsparungen von 360'000 Franken gegenüber. Das Projekt soll im Januar 1998 gestartet und in drei Etappen eingeführt werden. Der Beginn des produktiven Betriebes des Gesamtsystems ist für Januar 2000 geplant.