Die Informationsverwaltung ist eine zentrale Aufgabe der Behörden. Im Kanton entstehen täglich grosse Mengen an Informationen im Rahmen der Geschäftstätigkeit. Dazu gehören verfasste Dokumente, E-Mail-Verläufe, Stammdaten zu Unternehmen, Personen, Gebäuden und Grundstücken sowie Bilder und Audiodateien. All diese Daten müssen korrekt erfasst, geordnet und rechtskonform aufbewahrt werden.  

Eine effiziente Informationsverwaltung mit klaren Strukturen ermöglicht reibungslose Verwaltungsabläufe. Sie schafft eine verlässliche Grundlage für fundierte Entscheidungen. Zudem gewährleistet sie Transparenz, Nachvollziehbarkeit und den Schutz sensibler Daten.

Records Management ist ein Teilbereich der Informationsverwaltung. Früher wurden dafür Begriffe wie Aktenführung oder Schriftgutverwaltung verwendet. Heute spricht man von Records Management, da sich die Dokumentation der Geschäftstätigkeit zunehmend auf digitale Informationen stützt. 

Ein Record (Mehrzahl: Records) bezeichnet jede Art von aufgezeichneter Information. Dazu zählen beispielsweise Protokolle, Berichte, E-Mails, Bilder, Zeichnungen oder auch Social-Media-Beiträge. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern der Zweck: Records dienen als Nachweis des Verwaltungshandelns oder ihnen kann ein Wert beigemessen werden, weil sie Wissen enthalten oder aus anderen Gründen für Geschäftshandlungen unerlässlich sind. 

Records müssen folgende Anforderungen erfüllen: 

• Records müssen verlässlich sein: Sie geben geschäftliche Vorgänge und Tatsachen glaubwürdig, vollständig und genau wieder.
• Records müssen authentisch sein: Sie sind, was sie zu sein vorgeben. Sie wurden zum angegebenen Zeitpunkt erstellt oder übermittelt.
• Records müssen integer sein: Sie liegen richtig, vollständig und in unveränderter Form vor. Es wurden keine Elemente unrechtmässig und ohne Nachweis hinzugefügt, gelöscht oder verändert.
• Records müssen benutzbar sein: Sie können eindeutig identifiziert, aufgefunden, dargestellt und verstanden werden. 

Records Management trägt wesentlich dazu bei, behördliches Handeln zu dokumentieren und langfristig zu sichern. Dadurch wird Verwaltungshandeln sichtbar. Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet.

Für Bürgerinnen und Bürger bedeutet das: Sie erhalten im Sinne des Öffentlichkeitsprinzips Einblick in staatliches Handeln. Sie können nachvollziehen, wie Entscheidungen zustande gekommen sind. Dies stärkt Transparenz, Rechtssicherheit und das Vertrauen in Verwaltung und Demokratie. 

Records Management fördert die Digitalisierung, den Datenschutz und die Informationssicherheit in der Verwaltung. Die Verwaltung profitiert davon, weil Informationen strukturiert abgelegt, sicher und konform verwahrt sowie rasch auffindbar sind.

Records-Management-Strategie im Kanton Basel-Stadt

Die Records Management Strategie bildet den verbindlichen Rahmen für eine moderne Informationsverwaltung im Kanton Basel-Stadt. Sie basiert auf international anerkannten Standards und gilt für den gesamten Kanton. Sie gibt die inhaltliche Richtung sowie die Weiterentwicklung vor.

Darauf aufbauend legt die Records Management Policy die verbindlichen Grundsätze und Anforderungen für den Umgang mit Records fest. Sie konkretisiert diese Vorgaben und stellt deren einheitliche Umsetzung in den Departementen sicher.

Informationsverwaltung: Fachstelle und Departemente 

Seit dem 1. Januar 2022 ist die Fachstelle Informationsverwaltung zuständig für das gesamtkantonale Records Management. Sie übernimmt die kantonsweite Koordinatoren- und Fachrolle. Die Fachstelle entwickelt Standards und berät die Departemente. Zudem sorgt sie für eine einheitliche Umsetzung sowie für die kantonsweite Abstimmung strategischer, organisatorischer und rechtlicher Themen.

Die Departemente sind für die operative Umsetzung verantwortlich. Sie gewährleisten die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit ihrer Records. Zudem stellen sie die rechtskonforme Aufbewahrung sicher.

In allen Dienststellen engagieren sich Mitarbeitende für ein wirksames Records Management im Kanton Basel-Stadt. Zentrale Akteure wie die Fachstelle Informationsverwaltung, die IT BS und das Staatsarchiv Basel-Stadt tragen gemeinsam zur Verankerung und Weiterentwicklung bei.

Lebensphasen von Records 

Behörden gliedern ihre Aufgaben und Tätigkeiten in der Regel in sogenannte «Geschäfte». Zu jedem Geschäft wird ein Dossier erstellt, in das alle Records mit Nachweis und/oder Wert abgelegt werden. Dies wird als «Dossierprinzip» bezeichnet.

Ein Record durchläuft mehrere Lebensphasen. Zu Beginn steht die aktive Nutzung und die Ablage. In dieser Phase werden Records erstellt, bearbeitet und regelmässig verwendet.  

Nach Abschluss eines Geschäfts wechselt das Dossier in die Aufbewahrungsphase. Die Records werden nicht mehr aktiv benötigt. Sie müssen jedoch aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Diese Dauer nennt man Aufbewahrungsfrist. 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird entschieden, was mit den Informationen geschieht. Dossiers mit bleibender Bedeutung werden archiviert. Dossiers und die enthaltenen Informationen, die nicht archivwürdig sind, müssen unwiderruflich gelöscht werden. 

Bei Fragen zur Ablieferung und Archivierung wenden Sie sich bitte an das Staatsarchiv Basel-Stadt.

Für die archivierten Dossiers und Records beginnt nun die Archivierungsphase. Dort werden sie dauerhaft gesichert. Sie bleiben als Teil der Geschichte der Verwaltung erhalten und werden für zukünftige Generationen zugänglich gemacht.

Haben Sie Fragen zum Records Management oder zur Umsetzung in Ihrem Bereich? Die Fachstelle Informationsverwaltung steht Ihnen gerne beratend zur Seite.